Efisiensi Waktu di Tempat Kerja Septo Indarto

6 Des

Efisiensi Waktu di Tempat Kerja
Septo Indarto

Menggunakan waktu yang efisien ditempat kerja adalah hal yang harus kita lakukan, karena ini akan meningkatkan produktivitas kita dan akan mengurangi biaya operasional dalam jangka panjang. Ketika Anda menggunakan waktu tanpa mempunyai prioritas tugas dan prioritas pekerjaan yang Anda harus lakukan itu sama saja Anda bekerja tanpa ada tujuan dan tanpa ada hasil. Hal tersebut bukan hanya merugikan diri Anda tetapi juga merugikan perusahaan. Bekerja yang baik adalah kita bekerja menggunakan waktu kita untuk mengerjakan tugas-tugas yang telah kita jadwalkan untuk diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Ada satu hal yang harus kita ketahui dan kita perhatikan, seperti bagaimana memanfaatkan e-mail dalam bekerja dan memanfaatkan waktu yang efisien. Serimg kali kita di tempat kerja sibuk memeriksa e-mail yang masuk ke dalam inbox kita, membaca semua pesan dan kemudian menjawab e-mail satu persatu. Dalam banyak hal, ternyata membaca semua e-mail yang masuk ke inbox kita dapat menyebabkan waktu kita terbuang dan menyebabkan konsentrasi kita untuk bekerja akan berkurang. Bagaimana langkah terbaik untuk mengelola e-mail kita:
1. Lihat judul pesan yang masuk, apakah ini berkaitan dengan pekerjaan kita atau tidak, jika berkaitan dengan pekerjaan kita maka e-mail harus kit abaca dan jika pengirim e-mail memerlukan respon dan jawaban kita maka e-mail harus segera di balas untuk kelancaran pekerjaan. Jika e-mail yang kit abaca tidak sesuai dengan pekerjaan kita maka sebaiknya tidak usah dibaca dan dibalas karena hanya akan mengurangi waktu yang produktif ditempat kerja.
2. Kita memerlukan filter e-mail, seperti yang ada di Gmail.com, apakah ini e-mail untuk pekerjaan, e-mail untuk promosi dan e-mail untuk jaringan sosial, sehingga kita bisa memilah e-mail tersebutdan memetakan e-mail yang sangat dibutuhkan oleh kita, jika tidak ada e-mail yang kita butuhkan maka sebaiknya e-mail tersebut tidak usah dibaca dan langsung kita hapus supaya tidak memenuhi kuota e-mail kita, sehingga tidak penuh.
Di perusahaan Seagate, sejumlah kelompook kerja yang dianalisa oleh firma data VoloMetrix melihat aktivitas pegawai dalam memeriksa e-mail yaitu e-mail yang diterima sekitar 3.700 e-mail memakan waktu sekitar 8.000 jam kerja pertahun untuk dibaca dan dikirim sebagai balasan e-mail dari 228 karyawan. Ini tentunya menghabiskan waktu yang banyak dan akan menyita waktu dan konsentrasi pekerjaan. E-mail yang terlalu banyak untuk dibaca menyebabkan karyawan tidak fokus dan bingung untuk memilih prioritas e-mail yang bermanfaat untuk mempelancar pekerjaan. Jika Anda berprofesi sebagai seorang arsitek, maka Anda cukup mengecek e-mail yang berhubungan dengan pekerjaan Anda, seperti e-mail mengenai penawaran kontrak kerja dari calon klien, penawaran teknologi bangunan yang akan mempermudah pekejaan Anda dilapangan. Anda tidak perlu mengecek e-mail yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan Anda, seperti tawaran diskon untuk makan sebesar 30% disebuah restoran karena akan menghabiskan waktu Anda dan tidak ada kaitannya dengan pekerjaan Anda.
Ada baiknya Anda mempunyai 2 e-mail, tujuannya:
1. E-mail untuk pekerjaan Anda. E-mail untuk mengirim profil pekerjaan Anda kepada klien dan menerima e-mail yang mendukung pekerjaan Anda.
2. E-mial untuk digunakan hal-hal pribadi. E-mail untuk menerima pesan-pesan yang berkaitan dengan hobi Anda, surat-menyurat dengan keluarga atau teman Anda, membaca promosi perusahaan yang menawarkan berbagai produk. E-mail tersebut tidak berkaitan dengan pekerjaan Anda dan Anda bisa membukanya di luar jam kantor, seperti di rumah atau di kafe.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: